Flexlease

»

Fleetmanagement

 
 fleetmanagement
 

Fleetmanagement

Flexlease heeft voor haar fleetowners een uitgebreid en uniek fleetmanagement systeem ontwikkeld. Wij hebben gemerkt dat met name professionele wagenparkbeheerders gebaat zijn  bij een eenvoudige procesgang, heldere facturatie en correcte rapportages. Flexlease zal in overleg met de fleetmanager tot een gewenste inrichting van zijn proces komen en de afspraken vastleggen in een service-level-agreement (SLA). Middels audits zal  Flexlease de uitvoering van deze SLA monitoren en afwijkingen zullen aan de fleetmanager gerapporteerd worden. Tevens doet Flexlease onderzoek naar de tevredenheid van zijn berijders. Op kwartaalbasis zullen de resultaten van dit onderzoek gerapporteerd worden aan de fleetmanager.

Flexlease biedt specifieke oplossingen voor  de moderne fleetmanager  voor de volgende onderdelen:

Autokeuze proces berijder: 

  • De berijder kan met een eigen inlogcode een specifieke auto uitzoeken;
  • De fleetmanager accepteert de order cq reservering per email;
  • Via een prijstabel heeft de fleetmanager ogenblikkelijk inzicht in de leaseprijzen bij verschillende looptijden en kilometrages;
  • De fleetmanager kan te allen tijde specifieke sturing geven op het afleveringsproces.

 Facturatie 

  • Elke maand ontvangt u een verzamelfactuur;
  • De facturatie kan ingericht worden naar uw wensen, zo zal bijvoorbeeld elektronische facturatie en koppeling met financiële pakketten met Flexlease géén probleem vormen;
  • De fleetmanager heeft de mogelijkheid om elke leaseorder op de juiste kostenplaats te administreren en kan hier sturing op geven

Aflevering 

  • De fleetmanager heeft per leaseorder de mogelijkheid om sturing te geven aan het afleverproces. U kunt hierbij denken aan het bepalen van de afleverlocatie, het muteren van het aflevertijdstip, het annuleren of het wijzigen van de datum;
  • Indien de aflevering uitgevoerd is door Flexlease, dan zal de fleetmanager middels een email een bevestiging krijgen van de aflevering. Tevens zal de fiscale waarde van de auto worden doorgegeven.

Inname 

  • De Fleetmanager kan online opdracht geven tot inname van de auto (minimale looptijd één maand!) Flexlease regelt daarna de daadwerkelijke inname met de berijder;
  • Na inname krijgt de fleetmanager binnen 48 uur een innamerapport van de auto met eventuele geconstateerde schades. Afhankelijk van de gemaakte afspraken in de SLA zal de eindfactuur en eventuele doorbelastingen van het eigen risico binnen 72 uur na inname gerealiseerd zijn.

Schade 

  • Schademeldingen kunnen 24-uur per dag online doorgegeven worden;
  • Schadeherstel wordt door Flexlease gerouteerd aan ASN schadebedrijven;
  • Flexlease streeft naar een minimaal mogelijke doorlooptijd van schadeherstel,vanzelfsprekend heeft de berijder de beschikking over een vervangende auto.

Onderhoud

  • Flexlease is aangesloten op het landelijke ROB-NET. Dit betekent dat elke Flexlease auto gerepareerd kan worden door elke merkdealer. Alle dealers kunnen via dit systeem de gegevens van de auto opvragen en goedkeuring aanvragen voor het uitvoeren van een onderhoudsbeurt of reparatie;
  • Bij Flexlease heeft de berijder recht op een vervangende auto indien de werkzaamheden langer dan 24 uur duren, tenzij er in de SLA andere afspraken zijn gemaakt.

Brandstof 

  • Bij Flexlease is het mogelijk om de brandstofadministratie volledig uit te besteden;
  • Flexlease werkt samen met Multi Tank Card;
  • Flexlease zorgt ervoor dat de brandstofpas verstuurd wordt aan de berijder of de fleetmanager, afhankelijk van de gemaakte afspraak;
  • Flexlease kan ervoor zorgen dat de brandstofpas geblokkeerd wordt voor bijvoorbeeld bemande tankstations, high power-brandstoffen, of snelwegtankstations. Op deze wijze is de fleetmanager in staat om maximale kostenbesparingen te realiseren op brandstof.

Rapportage 

  • Maandelijks ontvangt de fleetmanager automatisch per email een rapport met de volgende items:Fleet management informatie
  • Overzicht rijdende Flexleasecontracten, met CO-2 gegevens en het milieulabel van de auto's;
  • Overzicht van de berijders inclusief de fiscale waarde van de auto en de bijtellingscategorie voor de salarisadministratie;
  • Overzicht doorgevoerde berijderwisselingen;
  • Overdue lijst;
  • Aantal openstaande reserveringen;
  • Aantal gemelde schades in de betreffende maand;
  • Aantal bekeuringen in de betreffende maand;
  • Overzicht brandstof inclusief vermelding van eventuele afwijkingen;
  • Vermelding van kilometerafwijkingen;
  • Vermeldingen van afwijkingen m.b.t. de gewenste CO-2 uitstoot;
  • Overzicht van de facturen, eventueel naar kostenplaats.